SPPM Secure Series

SPPM AIのセキュアストレージ機能によりデータ授受の懸念解決

　音羽建物の主業務である不動産関連業務では、日常的に建築物の竣工図面や企画書などを外部のパートナー企業とやり取りしています。画像や動画が含まれるドキュメントも多く、通常の電子メール（以下、メール）ではデータ容量が大きすぎて送信できませんでした。そのため多くの社員は以前から導入されていたDropboxや無料で使用できるストレージサービスを介してデータのやり取りを行っていました。いずれも特定のURLを相手にメール送信するため、そのメールが漏洩した場合のリスクは計り知れません。

　そのような不安を抱えていた時に、以前から取引のあったAXSEEDさんからSPPM AIのセキュアストレージをご紹介いただきました。「都度パスワードが生成される」「ダウンロード回数の制限がかけられる」といった基本的な機能に加え、ファイルを受け取るためのアップロードリンクの作成が可能だというのです。取引先に安全なアップロード場所を提供でき、しかもその容量が一人5GBとデータ授受に不安のない容量であることが決め手となり、採用することになりました。導入以前からインシデントは発生していませんでしたが、導入後は人的なミスが起きにくい環境が実現し、安心して業務を行うことができています。

AIを活用した音声の文字起こし・要約機能で会議関連業務が軽減

　会議の議事録作成は必要な業務ではありますが、「議事録作成のために会議に参加している」と感じることもしばしば。一言一句聞き漏らさないことにばかり集中して、話の内容を理解することなく会議を終えることも多く、会議へ参加する意義に疑問を覚えていました。

　今回導入したSPPM AIではAIを活用して音声からテキストを生成する文字起こし機能と、そのテキストを要約する機能を利用できます。この機能のおかげで、会議中も積極的に発言することができるようになりましたし、会議の活性化も実現できています。議事録作成に割かれていた時間も大幅に短縮でき、業務効率化にも役立っています。すべてのAIツールに共通しますが、プロンプト※次第でアウトプットは変化するものです。すでに業務の目的に沿ってプロンプトを使い分けた上で、文章の要約やタスクの書き出しなどを行っていますが、今後もこちらが望むアウトプットが得られるようなプロンプト作成スキルを磨いて、さらに有意義に活用したいと考えています。

※AIに「何をしてほしいのか」を伝えるために入力する指示文や質問文のこと。

導入済のSPPM 3.0も含めて、手厚いサポート体制で安心の運用が実現

　SPPM 3.0を2024年に導入した担当者が退職して、業務を引き継ぎましたが、MDMのことはあまり詳しくなかったため、ゼロからレクチャーをしていただいて助かりました。こちらがやるべきことも明確に伝えてくれるので、安心して端末管理業務ができています。さらに、営業担当者に加えてサポート窓口にも電話で問い合わせができるので、万一の場合にもしっかりとフォローしてくれる体制を非常に心強く思っています。

営業担当者がサービスを熟知している安心感

　AXSEEDの社員さんは、営業担当者がサービスを熟知しているので、こちらの悩みを整理した上で、自信を持って「弊社で対応できます」と言い切ってくれました。その対応の明快さから、安心してお任せしています。実際の対応の安心感に加えて、ソフトバンクグループの一員であるという信頼感も、社内で導入を検討する際の大きな後押しとなりました。

コストとパフォーマンスのバランスが最適

　AIによる文字起こしと要約の精度には満足しています。SPPM AIに標準で備わっている辞書には、建築用語に特化した辞書に掲載されているような基本的な用語が網羅されていて、感心しました。欲を言えば、標準で備わっている言葉が専門家の視点で見ると正確ではない部分もあるので、その点がアップデートされて文字起こしの精度がさらに上がるとうれしいのですが、現状でのコストとパフォーマンスのバランスは非常にいいと思っています。当社だけの閉じた環境でAIを運用できる安心感も大きいです。

　今後は、ファイル送付の社内ルールを策定して、より安全なデータ送信体制を整えていきたいと考えています。